Ogni ufficio, che sia quello aziendale o quello posto all’interno della tua casa, ha bisogno di un archivio. Se desideri crearne uno nuovo, ti daremo alcuni suggerimenti preziosi!
Come organizzare un archivio di documenti in casa
Se lavori dal tuo domicilio, sai che avere sempre tutto in ordine nel tuo ufficio è davvero molto importante, poiché solo in questo modo potrai svolgere la tua mansione senza distrazioni. Acquistare dei raccoglitori di vari formati per archiviare le fatture ti aiuterà senz’altro a mantenere in ordine la documentazione più importante, ma devi anche tener conto del fatto che è molto più interessante organizzare uno spazio apposito per questa attività. Potrai adoperarti selezionando una cameretta più piccola per la sistemazione del tuo archivio: al suo interno, per esempio, potrai riporre tutte le cartelle e raccoglitori che hai, suddividendole per anno grazie a delle apposite etichette. All’interno di questi raccoglitori e cartelle con elastico potrai sistemare non solo le fatture, ma anche i contratti stipulati con i clienti e tutta quella documentazione che ti aiuta nel tuo lavoro. Una volta protetti i documenti, sarai pronto per allestire la stanza archivio: potrai optare per delle scatole da sistemare su una scaffalatura o, in alternativa, degli armadi con ante, così da tenere tutto al buio e a portata di mano.
Come fare l’archivio senza un ripostiglio?
Se lo spazio che hai a casa è davvero limitato e non hai la possibilità di organizzare una camera apposita per il tuo archivio, il nostro suggerimento è di acquistare una cassettiera. In commercio, difatti, esistono proprio delle cassettiere che si possono sistemare di fianco alla scrivania così da poter consultare immediatamente i fogli di cui abbiamo bisogno. Se hai veramente pochissimo spazio a disposizione potrai anche preferire delle cassettiere in plastica con 5 o 3 cassetti da collocare sulla scrivania. Naturalmente, in questo caso, dovrai tenere a portata di mano pochi documenti mentre il resto lo dovrai archiviare e sistemare, per esempio, in una scatola nel tuo garage. In questo modo, potrai comunque mantenere consultabile il tuo archivio, senza perdere i documenti più importanti per la tua attività. L’alternativa potrebbe pure essere quella di archiviare in forma digitale tutti i documenti più vecchi, così da non perdere mai niente e occupare il minor spazio possibile. Un’altra soluzione interessante è rappresentata dalle cassettiere con cartelle appese: anche queste consentono di realizzare un archivio ordinato e consultabile in qualunque momento. Dovrai solo capire quale sarà il punto della stanza più confortevole in cui installare questo mobile per l’ufficio.
L’archivio in modalità digitale
Sono sempre di più le aziende che preferiscono adottare un archivio digitale così da non incorrere in spiacevoli inconvenienti. Un archivio digitale, difatti, permette di tenere da parte dei documenti di carta senza che questi si scoloriscono o, peggio ancora, diventino gialli. Pensa, poi, a tutte quelle carte speciali come quelle delle ricevute che con il tempo diventano praticamente inutilizzabili, poiché le cifre indicate sullo scontrino scompaiono nel nulla. Effettuando una scansione dello scontrino o della fattura di un acquisto eseguito per il tuo ufficio, sarai certo di poter documentare lo stesso e poterlo segnare in maniera adeguata nella tua contabilità annuale. Orai che hai più chiara la situazione per realizzare il tuo archivio in azienda o tra le mura di casa, non ti resta che metterti all’opera: in questa maniera, tutto il materiale cartaceo della tua attività sarà sempre protetto ed utilizzabile quando più desideri. Non dimenticare che realizzando un archivio – che sia quello digitale o quello fisico – potrai aiutare anche tante altre persone del tuo gruppo di lavoro. D’altronde, quando si può rendere più semplice la vita in ufficio, perché non farlo?