Annullare le distanze fisiche, creare una dimensione professionale senza barriere nella quale valorizzare il lavoro di squadra, sfruttare tutti gli strumenti tecnologici che consentono a un’impresa di ottimizzare la propria produzione, facilitare la collaborazione interna delle diverse figure professionali coinvolte nella realizzazione di un progetto e i rapporti esterni dell’impresa con il cliente: questi sono solo alcuni dei vantaggi della online collaboration, ossia la collaborazione via web, sempre più diffusa nel mondo imprenditoriale contemporaneo.
Ma di che cosa si tratta nello specifico? A quali strumenti si fa riferimento quando si parla di online collaboration? La collaborazione online riguarda un numero sempre maggiore di persone che lavorano in modalità smart e quindi da remoto, senza incontrarsi fisicamente. Un numero che dopo la pandemia degli ultimi anni è destinato a crescere sempre di più e che necessita di strumenti e infrastrutture digitali volte a rendere il lavoro dinamico, efficiente e veloce, per rispondere prontamente alle esigenze del mercato.
Gli strumenti a supporto della Online Collaboration
Gli strumenti a disposizione dei professionisti che operano in remoto, sono principalmente applicazioni, tool per la web collaboration, piattaforme e-learning e tecnologie che si basano sulla condivisione dei dati tramite cloud, mettendo così a disposizione di tutti i collaboratori dell’azienda e dei loro partner commerciali la condivisione di informazioni, progetti e servizi, news e comunicati, così da facilitare il lavoro di squadra e velocizzare la comunicazione, raggiungendo risultati sempre più performanti.
L’intero ambiente aziendale può trarre vantaggio dall’Online Collaboration: a partire dalla formazione dei dipendenti, passando per il continuo aggiornamento delle figure professionali coinvolte, i canali online forniscono strumenti utili e agili, come quelli disponibili a questo link.
I servizi via web possono essere personalizzati, riuscendo a ottenere anche una valutazione personale ed effettiva di ciascun collaboratore, oltre a facilitare lo scambio di informazioni, come esperienze e consigli tra colleghi.
Le licenze gratuite disponibili online permettono inoltre di tagliare i costi dei software per l’aggiornamento, fornendo un percorso formativo ibrido, caratterizzato da lezioni frontali, forum, percorsi valutativi individuali.
Anche nelle fasi produttive successive, gli strumenti digitali per la collaborazione online rendono il lavoro più veloce e consentono una grande comunicazione tra collaboratori, compresi gli stakeholder esterni dell’azienda con cui, grazie ai canali digitali a sua disposizione, può velocizzare e semplificare le relazioni.
L’Online Collaboration per un lavoro a distanza efficace
L’uso di e-mail, chat e video chat semplifica e velocizza tutte le fasi progettuali, rendendo non solo possibile ma anche efficiente il lavoro a distanza, collegando lavoratori che non si incontrano fisicamente.
In questo modo ogni collaboratore può condividere file e informazioni, creare scadenze sul calendario di lavoro e aggiornarle con il raggiungimento dei risultati visibili dai colleghi, programmare tempistiche per la realizzazione di ogni progetto, comunicando in tempo reale lo stato dei lavori.
Grazie alla tecnologia cloud che permette l’immediata condivisione di informazioni, software e progetti, le imprese possono ottenere grandi vantaggi, avvalendosi di un lavoro di squadra potenziato: tutti i collaboratori possono accedere ai dati di lavoro in qualsiasi momento, con gli strumenti tecnologici a loro disposizione, dal computer allo smartphone.
Inoltre, la sincronizzazione dei servizi consente a tutti di coordinare il proprio lavoro, ottimizzando i tempi delle operazioni, così da portare a termine molti obiettivi professionali più rapidamente.
I vantaggi della Collaborazione Online
Un esempio che ci aiuta a capire quali potenzialità possa avere l’Online Collaboration per le aziende, è legato al mondo della musica: nella realizzazione di una sinfonia, le abilità del singolo esecutore sono fondamentali, ma ciò che rende perfetta un’esecuzione è la sincronizzazione di ogni strumento, nel rispetto dello spartito.
La realizzazione online di veri e propri concerti a distanza dimostra come sia possibile riuscire a coordinare le esecuzioni di diversi musicisti grazie agli strumenti tecnologici a disposizione del gruppo. Così come in un’orchestra, anche le aziende possono usare gli strumenti per portare a termine progetti professionali a distanza con precisione.
Dalla formazione alla progettazione, dalla pianificazione delle scadenze alla condivisione di informazioni, tutto il lavoro aziendale può essere velocizzato e ottimizzato, consentendo allo stesso tempo una grande flessibilità, poiché la velocità di circolazione delle informazioni permette di operare modifiche e correzioni nell’immediato, qualora necessario, per ottenere risultati sempre più competitivi a costi più bassi.